1. Introduction

Afin d'aborder l'utilisation des « Sources Liées » sous SharePoint Designer, je vais partir d'un contexte assez courant :

  • un site « Projets », que j'appellerai par la suite le site « Projets DSI »
  • ses sous-sites 'projets'


L'objectif est que les annonces publiées sur chacun des sous-sites projets vues comme 'pertinentes' puissent être remontées sur le site parent « Projets DSI ».


À noter que le site « Projets DSI » peut être une collection de sites, ou lui-même un site ;

La seule exigence est que les sous-sites 'projets' doivent être dans la même collection de sites que le site « Projets DSI ».

2. Étapes de mise en œuvre

Les phases de réalisation sont les suivantes :

  • création et paramétrage du site Projet DSI et de ses sous-sites ;
  • connexion à partir de SharePoint Designer aux sous-sites projets ;
  • création de la source de données « Liste des annonces des projets DSI » ;
  • affichage des annonces des sous-sites projets sur le site « Projets DSI » ;
  • paramétrage de l'affichage des annonces.

2-A. Création et paramétrage du site Projet DSI et de ses sous-sites

Les sous-sites sont tous considérés comme des 'team-sites' sous SharePoint.

Nous allons dans un premier temps customiser chacune des listes 'annonces' afin de créer une nouvelle colonne permettant lors de la publication d'identifier les annonces à faire remonter au niveau du site parent.


Pour cela, nous allons créer une colonne de site, permettant d'uniformiser cette nouvelle colonne à l'ensemble des sous-sites.


Les « Colonnes de site » sont accessibles à partir de l'interface de paramétrage de site, dans la zone 'Galeries' ;

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Nous allons donc créer une nouvelle colonne de site (choix 'Créer'). Notre colonne sera de type choix (sur l'exemple, colonne « A remonter ») :

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Avec les valeurs de type 'choix' définies aux valeurs 'Oui'/'Non' en case d'option :

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Pour la retrouver plus facilement, il est intéressant de créer un nouveau groupe :

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Une fois créée, la nouvelle colonne doit être ajoutée à l'ensemble des listes d'annonces de tous les sous-sites projets.


À partir de l'interface de paramètre d'une des listes d'annonces, dans la section 'Colonnes', l'option « Ajouter à partir de colonnes de sites existantes » va donc nous servir à ajouter 'notre' colonne créée précédemment.

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Reproduire cette étape sur l'ensemble des listes annonces des sous-sites projets existants.

Note : bien évidement, si les sous-sites projets n'existent pas, il est conseillé de faire un modèle de site (ou un modèle de liste pour 'annonces') afin de mutualiser cette étape de mise en œuvre.

Afin que la suite de la mise en œuvre soit la plus visuelle possible, il est conseillé de publier des annonces sur quelques sous-sites.

2-B. Connexion à partir de SharePoint Designer aux sous-sites projets

À partir de SharePoint Designer, ouvrir le site 'parent' « Projets DSI ».

Par défaut, SharePoint Designer propose d'accéder uniquement au contenu 'local' du site.

Il va donc falloir se 'connecter' aux sous-sites projets.


Dans l'onglet « Bibliothèque de sources de données », le lien « se connecter à une autre bibliothèque » va nous permettre de définir nos accès nécessaires.

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Cette étape va consister à ajouter, un par un, tous les sous-sites projets.


Il est possible d'utiliser 'Parcourir' pour aller récupérer les URL des sites (et seulement les URL de sites)

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Le site parent « Projets DSI » a désormais accès à l'ensemble du contenu des sous-sites projets.

2-C. Création de la source de données « Liste des annonces des projets DSI »

Nous allons maintenant créer notre « source de données », qui va réunir l'ensemble des annonces des sous-sites projets ;


À partir du site actuel, sélectionner « sources liées » puis « créer une source liée » :

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Sélectionner ensuite « Configurer la source liée» , puis ajouter une à une les listes 'annonces' de chacun des sous-sites.

À partir de l'onglet 'Général', saisissez un nom de la source de données.

Votre source de données est désormais créée et peut être utilisée.

2-D. Affichage des annonces des sous-sites projets sur le site « Projets DSI »

À partir de la page d'accueil du site « Projets DSI », nous allons ajouter une WebPart qui va donc afficher le contenu de cette nouvelle source de données.

( Il est conseillé de faire une copie préalable de la page d'accueil /default.aspx)


Sélectionner la page « default.aspx ». Une fois ouverte dans SharePoint Designer, faites un déplacer/coller de la source de données vers une des WebPart Zones.

La liste des annonces 'existantes' apparaît alors.

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Nous allons ensuite paramétrer cette liste, tant au niveau de son contenu que du format d'affichage.


À partir du titre de la zone (qui reprend le nom de la source de données), nous allons paramétrer l'affichage des annonces.


Sélectionner Capture01

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  • Filtres des annonces remontées

Choix « Filtrer ». En cliquant dans la zone indiquée « cliquer ici pour ajourer une nouvelle clause », sélectionner la colonne de site « A remonter » (dans notre exemple), puis la valeur attendue, c'est à dire « Oui ». Les annonces sont désormais filtrées.

  • Mise en forme du Titre

Par défaut, seul le titre apparaît dans le contenu.

Il serait intéressant d'y ajouter le lien vers l'annonce à proprement dit.


Sur une des colonnes où sont affichées les valeurs du titre, sélectionner Capture01, puis modifier le format à Lien hypertexte (une fenêtre à valider apparaît) :

image

« fx » permet d'accéder aux différentes colonnes.


Au niveau de l'adresse, le champ {@FileDirRef} fournit le chemin relatif de la liste d'annonces ; la page qui permet l'affichage de l'annonce est « DispForm.aspx» et {@ID} est l'identifiant de l'item.

l'URL telle définie à saisir est donc :

 
Sélectionnez
    
    /{@FileDirRef}/DispForm.aspx?ID={@ID}
image

Note : la mise à jour de « l'adresse » met à jour automatiquement le « texte à afficher »

2-E. Paramétrage de l'affichage des annonces .

Il est ensuite facile :

  • d'ajuster les champs liés à des liens (personne), les dates (ne faire apparaître que la date, sans l'heure), etc.;
  • d'ajouter les colonnes: ici, le corps de l'annonce, au format « texte enrichi »;
  • d'appliquer une mise en forme conditionnelle selon certaines valeurs : par exemple, changer le format d'écriture du corps du texte 'en rouge' quand le mot urgent apparaît dans le texte.


Enfin, l'affichage peut aussi être modifié (apparence de la liste des items) à partir de « modifier la disposition ». Mais attention, cette modification annule la mise en forme des colonnes effectuée précédemment.

3. Conclusion

Nous avons donc vu comment nous pouvons sans développement ajouter une WebPart permettant de remonter des informations vers un site parent.

4. Pour aller plus loin

Une fois ce principe établit, il est effet pertinent de créer des modèles de sites (ou de listes) embarquant les colonnes « génériques ».

De la même façon, la possibilité de créer des colonnes calculées au niveau de chacune des listes d'annonces pour remonter le site source de l'annonce.

Et puis dupliquer ce principe sur les listes « tâches », « agenda »...



Je tiens à remercier mlny84 et Ludovic Lefort pour leurs corrections orthographiques et techniques.